Löneadministration spelar en central roll i alla företags drift. Det är inte bara en fråga om att betala ut löner i tid, utan också att säkerställa att allt är korrekt och i linje med gällande lagar och regler. Nyligen har ett svenskt företag som anlitade Beviso Ekonomibyrå AB för löneadministration mött en serie problem som ifrågasätter företagets tillförlitlighet.

Problematisk semesterperiod och kommunikationsbrist

Under juli månad inkom löneunderlagen från det anlitande företaget till Beviso. I svar fick de en automatiserad notis som meddelade att den ansvariga befann sig på semester. Försök att kontakta en annan medarbetare misslyckades också. I ett desperat försök att säkerställa att personalen skulle få sina löner i tid, mejlade företaget samtliga anställda på Beviso. Lönerna kom till slut, men inte utan fel och utan möjlighet för företaget att granska dem innan utbetalning.

Bered

Istället för att bemöta kritiken och förbättra sin service valde Beviso att avsluta sitt samarbete med företaget. Detta hände på den dag då företaget skulle skicka in nästa månads löneunderlag, vilket kan tolkas som en form av “gengäld” eftersom företaget hade sökt kontakt med andra anställda på Beviso om bristfällig service.

Kvalitetsbrist och höga kostnader

Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.

Slutsats och rekommendation med varning

Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.

Meddelande till befintliga klienter av Beviso Ekonomibyrå AB

För dig som redan är en klient hos Beviso, rekommenderas det starkt att du utför en genomgående kontroll av den tjänst du får.Detta inkluderar att se över tidigare löneutbetalningar, semesterdagar och andra viktiga detaljer.Du riskerar att upptäcka felaktigheter eller svagheter som måste åtgärdas, och det kan vara värt att fundera över andra lösningar för lönehantering.

Ytterligare en försiktighetsåtgärd angående redovisningstjänster

För de som anlitar Beviso för redovisningstjänster är det också viktigt att vara på sin vakt. Den bristande professionalism och slarv som visats i hanteringen av löner kan vara en indikator på hur företaget sköter andra aspekter av sin verksamhet.
Felaktig redovisning kan leda till allvarliga efterverkningar, inklusive inbetalningar av felaktiga skattesummor, som i sin tur kan resultera i betydande finansiella och rättsliga problem.
Om Beviso har varit så nonchalanta i en tjänst, är det mycket möjligt att denna inställning kan reflekteras i deras redovisningstjänster.
Det skulle kunna vara en bra idé att titta på andra, mer betrodda alternativ.